Les réseaux externes

Il est important, pour commencer, de distinguer 2 types de réseaux sociaux : les réseaux externes, et ceux qui sont internes à votre organisation.

Les réseaux externes sont ceux ouverts au public, comme Facebook, Viadeo, LinkedIn ou Twitter, pour ne citer que les plus connus. Vous devez y être présents suivant leur pertinence pour votre entreprise, et votre discours doit s’y adapter en fonction de votre audience. De nombreux articles sur d’autres blogs traient de ce sujet, et vous pouvez même regarder quelques vidéos pour l’approfondir.

Les réseaux internes

Ce qui nous intéresse plus, dans cet article, ce sont les réseaux internes aux entreprises, réservés aux collaborateurs et partenaires.

Pourquoi ?

Vous avez un ennemi au sein de votre organisation. Un vrai, bien dangereux, qui peut vous créer des tas d’ennuis. L’email. L’email est un véritable frein à la collaboration, et à une organisation efficace.

Qui ne s’est jamais retrouvé dans la situation de devoir travailler avec plusieurs collaborateurs à la rédaction d’un document, et d’être rapidement dépassé par les multiples fichiers, les versions, les oublis de destinataire, etc ? Oui qui ne s’est jamais vu obligé d’échanger plusieurs emails avant de finalement trouver une date pour une réunion qui convient à tous les participants ? Entendons-nous, il n’est pas question de supprimer totalement l’email, mais plutôt de le réutiliser à bon escient : pour s’écrire.

La solution, dans beaucoup de cas, est d’utiliser une plateforme collaborative au sein de votre organisation. Ces solutions vous permettent de créer des groupes de travail, des communautés de pratiques, d’écrire des articles, de participer à des fiches de wiki, d’échanger des fichiers, de partager des favoris, etc.

Comment ?

Avant même de parler de solutions, il faut parler conduite du changement. Si vous n’associez pas l’ensemble des collaborateurs à cette mutation, vous risquez d’avoir de mauvais taux d’adoption de votre outil. Chacun doit apporter sa pierre à l’édifice, afin de comprendre et d’accepter ces changements. Les convaincre ne se fera pas en un jour, mais l’efficacité de ces outils finira pas décider les plus réfractaires.

Commencer par les innovateurs, qui convaincront les enthousiastes, qui à leur tour convaincront la majorité

Qui ?

Malgré la bonne volonté, dans 90% des cas vous aurez besoin d’une personne qui, au moins au début, devra animer cette communauté en publiant du contenu, en répondant aux questions, ou en aidant les utilisateurs. C’est ce qu’on appelle un community manager.

C’est d’ailleurs une pratique courante depuis plusieurs années chez les éditeurs de logiciel, qui animent des communautés d’utilisateurs ( les User Groups chez Microsoft par exemple). Des employés de l’éditeur, ou des personnes proches de lui sont en charges d’animer ces communautés. Les communautés se créent en effet rarement toutes seules, donc ce(s) community manager(s) est très important.

Quels outils ?

Une fois que vous avez constaté les problèmes de collaboration, et que l’entreprise, dans son ensemble, s’est mise d’accord sur ses besoins, en choisissant qui allait animer ces communautés, nous pouvons parler de l’outil.

Chez Human Connect, nous avons développé Human Community.

La plateforme est complète, pour dynamiser les échanges, capitaliser la connaissance, ou animer des réseaux. Sa présentation détaillée est présente ici.

Le ROI ?

C’est la question récurrente des décideurs sur ces pratiques et outils. Ce schéma peut en partie répondre à cette question :

Le ROI ne sera pas, en effet, immédiat. Mais l’implication des collaborateurs mènera à l’efficacité, à la collaboration, à l’innovation, qui mèneront à de nouveaux produits et services, donc à du chiffre d’affaire et de meilleurs résultats. Beaucoup parlent donc aujourd’hui de Return On Implication plutôt que de Return On Investment.

Conclusion

Il ne faut plus se demander s’il faut sauter le pas des réseaux sociaux dans l’entreprise, mais il est plutôt temps de se demander comment : quels collaborateurs seront leaders de ce projet, qui animera les communautés, quels usages au sein de l’entreprise, et quel outil adopter. C’est si vous vous posez ces bonnes questions maintenant que le retour sera important, et que votre équipe travaillera mieux, ensemble.

La protection de la vie privée et de ses publications sur les réseaux sociaux est une problématique récurrente, dont Facebook fait souvent les frais. Cette problématique est d’autant plus importante quand le réseau est professionnel, et qu’il accueille les échanges et données au sein de votre organisation. Il est impensable que ces données soient, sans votre accord, divulguées, ou récupérées par d’autres.

Dans Human Community, notre offre de réseau social d’entreprise, vous avez la possibilité, à chaque publication de contenu, de choisir qui pourra y accéder.

Plusieurs niveaux de confidentialité existent donc :

• Moi seulement : seul vous aurez accès au contenu publié. Utile pour vos documents personnels, ou pour vos brouillons.
• Mes contacts seulement : vous pouvez ne pas être en contact avec la totalité de votre organisation (surtout si celle-ci compte beaucoup de collaborateurs). Avec cette option, seules les personnes dans vos contacts auront accès à votre contenu.
• Tous les membres de la communauté : chaque personne inscrite au sein de la communauté pourra avoir accès au contenu. Si votre communauté est fermée, réservée à vos collaborateur, ils seront les seuls avoir accès à ce contenu. En d’autres mots, il faut être inscrit dans la communauté pour avoir accès au contenu, et même si votre communauté est ouverte à tous, les non-inscrits ne pourront pas y accéder.
• Tout le monde (public) : tout le monde y aura accès, inscrit ou non, communauté ouverte ou non. Cela peut être pratique si vous souhaitez étendre vos communauté, où certaines parties au plus grand nombre.

Il existe également une option supplémentaire disponible dans les groupes :

Les ressources ne sont seront alors disponibles que pour les personnes inscrites dans le groupe, groupe que vous pouvez rendre disponible uniquement sur invitation.

Ces quelques options, très simples d’utilisation, vous permettent donc d’assurer la confidentialité que vous souhaitez à vos publications. Un véritable atout pour votre communauté.

De retour du salon Intranet Solutions et outils collaboratifs, les tendances observées et les contacts pris sur place ne font que confirmer ce besoin crucial des entreprises de réorienter leur système d’information vers plus d’intuitivité et d’ergonomie. Si APPLE agace parfois par l’agressivité marketing de son modèle économique, une des clefs de sa réussite est bien d’avoir donner depuis l’origine une place prépondérante au design de ses produits mais aussi désormais de ses interfaces.

La fait qu’un intranet soit « joli » avec une ergonomie soignée n’est non seulement pas un gadget mais une condition sine qua non d’appropriation réelle par les utilisateurs.

Ces derniers n’ont ne le plus souvent pas besoin d’outils complexes qui fassent « papa maman » mais des interfaces au design travaillé qui vont participer à leur usage réel de la plateforme proposée.

Il est aujourd’hui stratégique pour les équipes de développement informatiques d’intégrer les compétences de designer et/ou d’ergonome capables d’enrichir les outils de cette dimension trop souvent manquante aux briques développés.

Le partage et la transmission des connaissances sont d’autant plus efficaces si l’on s’appuie sur une conception des ergonomies qui facilite l’accès à l’information, sa visualisation intuitive.

Du bon sens direz vous ? Oui, mais au regard des usines à gaz encore aperçues sur le salon et dans la plupart des outils KM du marché, il reste un vrai chemin à parcourir pour recentrer les développements vers les utilisateurs.

C’est tout simplement la base du marketing que de concevoir des produits et services à partir des besoins réels des utilisateurs/clients, fussent-ils internes dans le cas des intranet.

Les conférences intéressantes auxquels nous avons assisté ou participé en tant qu’intervenant confirment des axes que nous défendons :

Les outils (aussi bons soient-ils) ne sont rien s’ils ne sont pas accompagnés par du conseil et de la sensibilisation pouvant contribuer à la conduite du changement et aux nouvelles pratiques de travail liées à une bonne intégration des technologies de la relation dans l’organisation,

L’innovation est transversale et pas seulement technologique : usages, marketing, management, ressources humaines, démarches qualités : tous les métiers et toutes les dimensions de l’entreprise sont concernés et impactés par les usages innovants du web,

Les salariés et les managers ont besoin de retrouver du sens : chacun se sent impacté par le climat général de morosité, les process de « l’ancien monde » ne fonctionnent plus s’ils restent trop lourds et contraignants (souvent au nom du contrôle), la génération Y ne se retrouve pas dans des modes de reporting administratifs et autoritaires qui laissent trop peu de place à la créativité et l’autonomie.

Concrètement cela induit donc de vraies stratégies de recrutement et de fidélisation qui ne soient plus seulement basées sur des aspects de salaire et d’avantages divers mais aussi sur les outils/media de communication mis à disposition des salariés mais aussi et surtout une réflexion profonde et structurelle sur le management, les niveaux de délégation etc.

L’innovation participative est une des clefs de cette transformation : nous en sommes de fervents militants et y participons par exemple avec le Laboratoire d’idée que nous proposons de déployer dans les intranets et extranets.

Le succès que nous avons rencontré sur le salon avec nos offres Human Community et Human Innovation part de cette attente d’outils simples et agréables à utiliser et confirme la tendance lourde de recherche des acteurs (grands groupes ou PME) de solutions de dernière génération intégrant le design de l’information et de nouveaux processus de partage et capitalisation des connaissances.

Continuons à œuvrer tous ensemble pour outiller intellectuellement et pratiquement pour l’intelligence collective

Google Wave est l’outil qui changera de façon radicale notre façon de collaborer dans les prochains mois. Mais c’est encore un outil difficile à aborder. Voici donc un article pour d’abord mieux comprendre ce que c’est, vous donner les ressources nécessaires pour le maîtriser, et enfin des invitations pour l’adopter.

Google Quoi ?

Google Wave est un outil lancé il y a quelques semaines par Google. Nous vous en parlions ici. L’objectif est ici de proposer un nouveau moyen de communication, différent du mail et de la messagerie instantanée, en essayant de réunir le meilleur de ces deux mondes, et plus encore.

La plateforme est totalement ouverte, ce qui nous permet déjà aujourd’hui de développer des modules complémentaires pour agrémenter les Waves, sortes d’email 2.0 sur lesquels on peut travailler à plusieurs et en temps réel. Sur Wikipedia, on peut en apprendre plus. A terme, Google proposera une boutique d’extension où, sur le modèle de l’App Store d’Apple, chacun pourra proposer son extension et se faire rémunérer. Une liste des extensions déjà disponibles existe déjà. Vous pouvez aussi lire ce petit guide publié chez Presse Citron.

Comment ça marche ?

Il faut un peu de temps pour maîtriser l’outil, et donc en comprendre pleinement tout son potentiel. L’outil étant encore en beta privée (sur invitation), la majorité des ressources que l’on trouve est en langue anglaise. Voici quelques documents à lire :

• Complete Wave Guide (anglais – gratuit en ligne, 6$ en téléchargement)
• Comment gérer un projet de groupe dans Google Wave ? (anglais)
• Waver, client Wave an Air
• Plugin Firefox, pour être au courant de la création d’une Wave
• Google Wave’s Best Use Cases (anglais)
• Inventé pour Google, Wave dispose d’un moteur de recherche interne. Voici la première commande pour ce moteur qu’il faut connaître (anglais), et 3 commandes importantes (anglais).
• Utiliser Google Wave en classe (anglais)
• Utiliser Google pour les arts et le cinéma (anglais)
• Comment Google Wave va changer l’information (anglais)
• 5 utilisations de Google Wave impressionantes (anglais)
• Pourquoi Facebook devrait imiter Wave ? (anglais)
• Guide pour débuter avec Google Wave (anglais)
• 5 façons dont Google Wave pourrait changer le web (anglais)
• Wave France : le blog français de référence sur Google Wave

Je veux essayer !

Maintenant que vous maîtrisez le sujet, vous avez envie d’essayer. Le service étant encore en beta privée uniquement, nous vous offrons 5 invitations.

Poster un commentaire à ce billet, et nous tirerons au sort 5 d’entre vous. Bonne chance !

Ce sera bientôt possible grâce à Netvibes. En effet, le célèbre service d’aggrégation/page d’accueil prépare le lancement de sa nouvelle version dont le widget rss sera en temps réel (ou quasi-temps réel). Pour se faire une idée de ce que ça peut donner, l’équipe a publié une vidéo :

En passant, vous pouvez visiter notre portail Netvibes.

Tout d’abord, de façon classique, vous pouvez ouvrir votre logiciel de traitement de texte favoris, et essayer de faire quelque chose d’un peu plus attrayant que la moyenne (ce qui sera plus ou moins facile selon le logiciel utilisé. Vous pouvez également utiliser un service de CV en ligne, comme DoYouBuzz qui propose d’excellents modèles pour votre vitrine en ligne, même si la version imprimable laisse encore à désirer.

Alors pourquoi ne pas tenter d’allier tout ça, et de créer un CV à la forme originale, utilisable sur une plateforme web comme DoYouBuzz, et qui marquera les esprits ?

Nombreux sont ceux qui adoptent le mindmapping pour réaliser leur CV. Chez Atlantic Management, nous pouvons notamment citer François Badénès :

Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand

ou Olivier Dutel :

Cliquez sur la map pour la voir en plus grand

Ce qui frappe d’abord, comme sur toutes les maps, c’est la forme. On repérera voter CV parmi tous les autres qui seront restés à la forme classique. Ensuite, le contenu est lui aussi particulier. Vous pouvez déjà en mettre plus (ou plus précis) sans être limité par la feuille A4, l’organisation étant totalement différente. Et, surtout, le contenu est différent. Combien d’entre vous ont indiqué leur implication dans les réseaux comme François, ou les projets dont vous êtes les plus fiers comme Olivier ?

Ces détails vous démarqueront des autres candidats.

Construisons alors ensemble un CV sous forme de map, et voyons comment nous pouvons l’ajouter à DoYouBuzz.

Comme pour n’importe quelle map, sélectionnez votre thème :

Le sujet central (main topic) étant ici… vous, indiquez vos noms, prénoms, adresses et photo, au centre de la map

Remplissez ensuite les branches avec les grands thèmes que vous souhaitez aborder

Ils vous reste désormais à le remplir, et, SURTOUT, à l’illustrer

Vous pourrez déjà imprimer cette version, et l’envoyer à la place de votre ancien CV.

Couplons-le maintenant  à DoYouBuzz pour allier le meilleur des deux mondes. Là, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Soit vous l’insérez dans la partie « portfolio » de votre CV en ligne, ce qui a le mérite de le rendre tout de suite visible (mais dans un petit format) soit, comme nous l’allons le montrer, vous pouvez le substituer au CV téléchargeable proposé par DoYouBuzz.

Pour ce faire, exportez votre map en PDF

Une fois connecté à votre compte DoYouBuzz, rendez-vous sur votre CV, et modifiez les options de téléchargement

Choisissez d’uploader un fichier, et sélectionnez votre map en PDF. Attendez bien que le document soit envoyé avant d’enregistrer (sinon la modification ne serait pas prise en compte).

Les visiteurs de votre CV DoYouBuzz pourront désormais télécharger votre MAP !

Si vous souhaitez voir ce que ça donne, rendez-vous ici. Grâce à cette méthode, vous venez de créer votre CV sous forme de MAP qui vous permet de cartographier vos compétences, de les rendre incontournables pour les recruteurs, et ce de façon originale. Vous avez ensuite couplé cette MAP à l’outil le plus efficace aujourd’hui pour gérer votre visibilité professionnelle en ligne.

Des atouts supplémentaires pour votre recherche d’emploi.

Le MindMapping porte différents doux noms…

• Les universitaires l’appellent « cartes ou schémas heuristiques »,
• Les professionnels « cartes cognitives »,
• Nos cousins québecquois  « cartes mentales »,

Nous en avons rajouté une couche avec une approche innovante centrée sur les usages professionnels du mapping avec le « Map Management ».

Tout cela désigne une même approche : celle de la représentation visuelle de la connaissance basée sur les travaux très sérieux de Tony Buzan (« Mind Map Dessine moi l’intelligence » dont la 1ere version date de 30 ans) à la croisée des sciences sociales et des neuro-sciences.

Le mindmapping est une méthode d’organisation de sa pensée et de ses connaissances, un outil de créativité et de productivité personnelle révolutionnaire… basé sur le fonctionnement réel de notre cerveau.

Cette méthode enseignée dès le CP dans les pays scandinaves est aujourd’hui largement adoptée dans les entreprises anglo-saxonnes qui ont compris les gains de productivité et de créativité généré par le Mapping.
Voir par exemple ce reportage de 4 minutes diffusé en 2003 sur une école de Finlande :

Le mapping a des usages personnels forts et gratifiants : organiser ses idées, faire un point sur des projets de vie, préparer un voyage, partager des liens, des documents (photos, vidéos…) avec des proches ou encore réfléchir à son avenir professionnel en cartographiant ses compétences ou son CV…

Le mapping permet de créer aussi bien des cartes manuelles (prise de note, créativité personnelle…) que des cartes en format électroniques grâce à des applications innovantes dont le leader mondial est Mindjet avec sa solution MindManager.

Un exemple de carte manuelle sur la gestion du stress et du temps

Il existe des solutions open source comme freemind qui est souvent utilisé en 1ere approche notamment dans l’éducation.

Après avoir benchmarké plusieurs produits nous avons choisi sans état d’âme MindManager qui est de loin la solution la plus souple et la plus complète pour les professionnels car parfaitement interfacée avec le pack office :
•    Quel plaisir d’exporter ses contacts outlook et de faire des cartographies de réseaux ou de projets, de réaliser des maps de veille dynamique avec des liens web, des flux RSS pour tout retrouver facilement…
•    Quel bonheur d’exporter ses tâches outlook pour structurer une « To do map » et avoir tout sur un seul plan, la vision transversale dont nous avons tant besoin dans nos entreprises trop souvent organisées en silos verticaux,
•    Quel confort d’exporter un document word pour transformer un rapport soporifique en une map dynamique !

L’approche mapping permet précisément d’avoir une vision globale des projets et la vision de gouvernance transverse qui permet d’interconnecter les enjeux, d’assurer un suivi opérationnel des projets des tâches, des équipes..

Fruit d’une coopération riche avec Jean-Marc Blancherie (l’un des bons penseurs des usages appliqués du Knowledge Management en France), nous avons formé et sensibilisé depuis 5 ans des milliers d’utilisateurs dans des environnements métiers très variés : PME / Grands comptes / Syndicats professionnelles / Grandes écoles / Universités / Réseaux consulaires / Collectivités locales….pour tous un même constat :
•    Des gains de productivité immédiats (évalués de 4 à 6 heure par semaine pour les managers !) ce que conforte plusieurs études menés aux US (étude mindjet sur 1800 utilisateurs, étude Ernst&Young sur près de 500 entreprises)…
•    Un plaisir et un confort de travail renouvelé grâce à l’approche créative du mapping,
•    Le développement d’usages collaboratifs novateurs…

En cette période estivale, je ne résiste pas au plaisir de vous faire part de nos expériences tant le mapping nous a apporté et a contribué à notre développement.

Les usages professionnels sont nombreux :
•    Management de projets,
•    Optimisation des réunions,
•    Animation de groupes de créativité et de taskforce,
•    Pédagogie enrichie et e-learning (médiatisation de contenus en mapping / scénarios pédagogiques),
•    Organisation personnelle et collective (organisation de ses dossiers, de ses raccourcis)
•    Veille partagée autour de choses simples : map thématique d’organisation de favoris, agrégation de flux RSS dans une map dynamique,
•    Préparation et/ou organisation des réponses aux appels d’offre / appels à projets,

En arrière plan de tout cela :
•    de la conduite du changement qui ne viole personne et apporte des bénéfices immédiats,
•    un management innovant des équipes, des projets,
•    le développement des pratiques de knowledge management appliqué (partage du savoir et de la connaissance),
•    la mise en œuvre concrète de l’intelligence collective…

Le tout avec des solutions qui ne demandent aucune maturité informatique particulière…d’où parfois le trouble des informaticiens )

Je ne suis certes pas objectif étant moi-même « map addict » et prescripteur d’une offre sur ces usages innovants, mais j’affirme ici que le Map Management © a des liens directs avec la dimension humaine du développement durable et de la Responsabilité Sociale des entreprises car il contribue à développer de nouvelles façons de travailler, incite au partage et à la capitalisation des connaissances, renforce les équipes et insuffle une vraie culture du management de projets.

Les témoignages de nos clients utilisateurs (notamment des DRH et Top Managers) vont tous dans ce sens : des bénéfices immédiats, un vent de fraicheur qui réhabilite notre créativité, des réunions mieux animées…
Découvrir par exemple le témoignage vidéo de Catherine Vignaud, responsable Partage des connaissances à l’AGEFIPH : http://www.atlantic-management.fr/index.php?page=les-temoignages-client

Retrouverez sur notre site web une présentation et que des exemples de maps :

Comme toute méthode innovante nous sommes convaincus qu’un accompagnement est nécessaire pour déployer concrètement les usages individuels et collectifs.
Comme toujours les outils seuls ne donnent pas toutes les réponses : le mapping est d’abord une approche et une méthode innovante qui s’appuie désormais sur des outils informatiques simples et ludiques.

Signe des temps, la France semble combler enfin son retard : le nombre d’utilisateurs explose (près de 500 000 à ce jour), plusieurs grandes écoles et universités s’y sont mises, les grandes entreprises y sont déjà…

Atlantic Management peut vous accompagner sur ce chemin de découverte qui va, je n’hésite pas à le dire, changer votre vie et votre organisation, mais, que vous nous commandiez ou pas des licences, que vous vous formiez ou pas avec nous (98 % d’évaluation positive sur 5 ans…qui dit mieux ?), de grâce essayez cette approche, cherchez des exemples, faites vos premières maps en essayant par exemple gratuitement pendant 30 jours la version d’évaluation de mindmanager.

Si vous souhaitez recevoir des exemples de map, une présentation des bénéfices et usages (sous forme de map of course !), notre document de présentation des formations… n’hésitez pas à contacter laurence@atlantic-management.fr

Dans tous les cas : essayez le mapping  et savourez ces nouveaux usages qui vont changer votre quotidien !

Bien à vous

Francois Badénès
(Directeur Atlantic Management, Consultant et formateur)

On le sait, le diabète est une maladie contraignante. Elle l’est d’autant plus quand on est un enfant, et qu’on ne comprend ni ce que c’est, ni l’intérêt des mesures régulières à effectuer. Bayer innove donc dans ce sens en essayant d’inciter les enfants à réaliser les mesures eux même, et de façon spontanée et ludique en lançant le Didget, le premier appareil de mesure du taux de glucose dans le sang qui se branche sur une Nintendo DS, la console portable star de Nintendo.

Livré avec le jeu Knock ‘Em Downs™: World’s Fair, mesurer son glucose rapportera des points utilisable dans le jeu pour débloquer des niveaux ou acheter des objets.

En apportant de l’amusement à cet acte qui est loin d’être drôle, et en créant un espace réservé à l’enfant (le jeu et son penchant dans le « monde réel » via le Didget), on augmente la motivation des enfants, et donc l’efficacité de la mesure.

L’iPhone propose lui aussi, depuis la version 3.0 de son OS, la possibilité pour les fabricants de sortir des accessoires se branchant directement sur l’appareil. Lors de la présentation de ce système, l’équipe d’un hôpital expliquait comment cela améliorait l’efficacité du partage de l’information dans les services.

Ces nouvelles technologies, notamment du fait qu’elles soient liées à des appareils de notre quotidien, pourraient grandement modifier notre rapport à tous ces tests. Vers la médecine 2.0 ?

Nous le savons, avec la mondialisation et Internet, nous sommes de plus en plus amenés à travailler avec des personnes parlant une autre langue que la notre, que ce soient des clients ou de partenaires. Si, en général, l’anglais peut faire l’affaire, il n’est pas rare que l’une ou l’autre (voire les deux) des parties ne maîtrise pas cette langue.

Les échanges s’en trouvent alors compliqués.

Babelwith.me peut être un début de réponse. Le service vous propose de créer des salons de discutions (chat) accessibles en communicant l’adresse unique des salons, et de traduire chaque phrase dans la langue de votre interlocuteur.

Par exemple, voici une discussion vue du côté français :

et la même discussion du côté anglais :

Le système proposant une traduction automatique en 45 langues, les possibilités sont grandes et les usages que l’on peut en tirer pourraient être bénéfiques à bon nombre d’organisations.